Setelah wabah virus Corona (COVID-19) ditetapkan statusnya menjadi pandemic oleh World Health Organization (WHO), berbagai negara akhirnya mulai menerapkan kebijakan ‘Work From Home’ alias bekerja dari rumah. Istilah ini menjadi umum semua orang dan media membicarakannya, sama seperti istilah social distancing, yang keduanya dinilai efektif mencegah penyebaran penularan virus baru yang mudah bermutasi dan belum ditemukan vaksinnya ini.

Bekerja dari rumah memang tidak semudah yang dibayangkan dan tidak bisa diterapkan di semua jenis pekerjaan. Untuk yang sifatnya non-fisik, tugas-tugas bisa dilakukan dari rumah, seperti pekerjaan administratif, analisis, design, reporting, bahkan meeting. Banyak tersedia aplikasi software yang bisa digunakan untuk misi WFH ini, dan ada beberapa aplikasi paling praktis yang dapat memudahkan proses Anda bekerja Anda dari rumah.

Pada 17 November 2019, Cina yang dikenal sebagai sosok negara industri, mendapat serangan pertama dari virus novel Corona. Dengan cepat penyebaran virus sejenis flu ini menyerang kesehatan masyarakat dan berdampak besar pada aktifitas perekonomian mereka.

Perubahan Cara Kerja Di China
Penyebaran virus Corona yang terus meningkat tajam, akhirnya membuat pemerintah Cina menetapkan kebijakan yang dinamai ‘Work From Home’, pada 3 Februari lalu. Kebijakan bekerja dari rumah tersebut diharapkan dapat membantu menekan penyebaran virus COVID-19.

Diakui bahwa prosesnya tak berjalan mudah, banyak usaha dan persiapan yang harus dilakukan dalam waktu yang cukup singkat. Jika pada umumnya pekerja di Cina harus melakukan absen di kantor lewat metode ‘clock-in’ konvensional, kini mereka harus beradaptasi dengan gaya kerja baru. Perusahaan dan pekerja di Cina mulai beralih memanfaatkan aplikasi seperti DingTalk Group serta WeChat untuk mengirimkan foto sebagai bentuk absensi. Perubahan cara kerja di Cina ini, mengharuskan masyarakatnya untuk melihat cara ini dari sudut berbeda dan mulai terbiasa dengannya.

Bagaimana Dengan Indonesia?
Untuk saat ini, Presiden Jokowi sudah menghimbau agar meliburkan proses belajar mengajar bagi siswa di sekolah dan universitas. Meski begitu, siswa tetap dituntut untuk belajar di rumah dengan berbagai metode pengajaran khusus dari masing-masing guru pembimbing.

Tak hanya siswa dan guru, tampaknya kebijakan tersebut akan bergulir ke Aparatur Sipil Negara (ASN). Presiden Jokowi juga mengatakan agar ASN nantinya dapat bekerja dari rumah dengan memanfaatkan perangkat online.

Presiden Republik Indonesia, Joko Widodo

Meski belum sepenuhnya diberlakukan metode kerja ‘Work From Home’ layaknya di Cina, Eropa dan Amerika yang juga sudah mulai terkena wabah, menurut kami ada baiknya Anda mengetahui beberapa perangkat aplikasi praktis untuk membantu Anda dan tim Anda bekerja efektif dari rumah. Mana tau pemerintah memberlakukan “lock down”. Berdasarkan pengalaman kami di Gravcode Studio, berikut ini aplikasi terbaik untuk memudahkan Anda bekerja dari rumah.

Manajemen Proyek
Ketika Anda bekerja dengan berbagai macam proyek dan banyak pemegang kepentingan, tentu akan menjadi tantangan tersendiri apabila harus bekerja dari rumah.

Untuk alasan itulah, aplikasi manajemen proyek bisa jadi andalan. Fungsinya sendiri tergolong menarik khususnya dalam hal perencanaan. Aplikasi ini akan mengorganisir proyek, tugas, penugasan anggota, penjadwalan, dan penjelasan-penjelasannya, untuk membantu apa yang akan Anda kerjakan di depan. Aplikasi manajemen proyek ini bisa menjaga ritme kerja Anda dan tim secara efektif.

Top 4 aplikasi manajemen proyek, yang terbaik menurut kami adalah Monday.com, WorkFront, Trello dan Gravcode Project Management App. Meski berbeda soal fitur, tampilan dan pengoperasian, ketiganya punya fungsi manajemen proyek yang sama, yang umum digunakan untuk menjalankan proyek secara efektif. Monday.com dan WorkFront aplikasi online berbayar yang bisa dipakai dengan cara berlangganan, sedangkan Trello dapat didownload gratis dan dipasang di komputer dan mobile device masing-masing. Gravcode Project Management App adalah aplikasi yang dapat diinstall, dikustomisasi, dan dikelola di dalam lingkungan bisnis Anda dan khusus dipakai oleh tim Anda. Salah satu keunggulan aplikasi yang dikembangkan Gravcode Studio untuk kliennya ini memiliki fitur Time-Sheet yang dapat menelusuri aktifitas setiap anggota tim yang sedang aktif mengerjakan suatu tugas. Juga dilengkapi dengan logging yang mencatat setiap perubahan yang dilakukan anggota terhadap tugas yang sedang dikerjakannya.

Pemantauan Tim
Apabila Anda adalah seorang pemimpin dalam sebuah tim, tentu aplikasi yang bisa dipakai untuk memantau pelaksanaan tugas anggota Anda akan sangat berguna. Anda bisa memastikan agar semua tim berkontribusi efektif dalam pekerjaan. Pilhan kami untuk aplikasi manajemen dan monitor tim adalah Hubstaff dan Officevibe.

Kolaborasi File Dan Media
Pekerjaan yang kita lakukan menghasilkan dokumen atau file yang harus bisa dibagikan dan digunakan oleh tim lain dari jarak jauh. Hampir semua pembuat perangkat komputer atau mobile juga sudah menyediakan penyimpanan file di awan atau cloud storage seperti iCoud, MiCloud, DropBox, WeTransfer.
Rekomendasi kami untuk aplikasi kolaborasi yang terbaik dan punya fitur lengkap adalah Google Drive dengan fitur Google Docs yang bisa membuat dan menyunting dokumen langsung di tempat tanpa harus mendownload ke komputer terlebih dahulu.
OneDrive punya Microsoft juga bisa dihubungkan langsung dengan Office 365 dilengkapi aplikasi populer untuk pengolahan kata, spreadsheet, dan presentasi. Boleh dibilang, kedua aplikasi tersebut sudah umum dipakai banyak orang karena selain ada dukungan aplikasi kantornya, juga mudah untuk mengelola hak akses untuk tim lain yang diberik hak untuk menyunting dokumen apapun yang Anda bagikan.

Komunikasi
Aplikasi komunikasi paling banyak dikenal oleh masyarakat Indonesia saat ini adalah WhatsApp. Popularitas aplikasi pengirim pesan ini sangat merata di semua kalangan dan sudah menjadi kata kerja yang umum dipakai. “File-nya di WA saja”, “besok kalau sudah selesai langsung saya WA”. Menurut kami WhatsApp, Telegram, Line, sudah cukup mampu untuk tetap terhubung dengan seluruh kerabat kerja. Fungsinya pun bisa dimodifikasi sendiri oleh Anda seperti halnya menjadi tempat absensi, diskusi rapat dalam grup hingga berbagi data berukuran sedang. Hanya tetap saja fungsi aplikasi instant messenger dibatasi sebagai aplikasi komunikasi ringan. Ada yang lebih bagus dari WhatsApp? Coba Gmail, Skype dan Slack.
Gmail, tentunya banyak yang sudah pakai, berguna banyak untuk mengelola email, salah satu teknologi komunikasi real-time internet tertua. Gmail punya banyak fitur tambahan untuk mengelola pesan lebih efisien dan dibuat untuk semakin cerdas dengan fitur AI.
Skype dipakai untuk messaging, voice dan video, dan pengiriman berbagai macam format file tanpa menggunakan kompresi. Skype juga punya versi bisnis yang menggunakan jaringan dengan pengamanan khusus.
Slack ini aplikasi lumayan cerdas yang menggabungkan kemampuan email dan messaging ditambah fitur untuk kolaborasi, dan didesain khusus untuk membantu komunikasi tim, bukan untuk social messaging.

Remote Access
Punya file penting yang tertinggal di komputer kantor? Ingin mengoperasikan komputer kantor Anda dari rumah? Aplikasi remote access digunakan untuk mengoperasikan atau mengakses file komputer lain melalui jaringan internet. Anda bisa duduk santai di rumah sambil menggunakan komputer Anda yang berada di meja ruangan kantor Anda, membuka file yang ada didalamnya, memanipulasi, mengatur dan mematikan komputer itu. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan aplikasi remote melihat layar monitor milik anggota tim Anda dan melihat aktifitasnya, dari jauh. Beberapa aplikasi untuk remote access yang perlu Anda coba diantaranya Splashtop, Team Viewer, GoToMyPC, dan Remote Desktop Manager. Team Viewer jadi favorit yang sering dipakai di Gravcode Studio karena fiturnya yang lengkap, mudah diinstal, dan lebih stabil kecepatannya.

Adaptasi Dan Jadikan Kebiasaan
Aplikasi untuk work from home tersebut didesain khusus untuk remote works (kerja jarak jauh). Setiap aplikasi yang kami sebutkan di atas punya kelebihan dan kekurangan masing-masing yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing tim kerja Anda.

Masalahnya, seperti di tempat kerja manapun, anggota tim Anda perlu beberapa waktu untuk mempelajari dan membiasakan diri untuk menggunakan perangkat baru. Anda juga wajib untuk memberikan contoh dan panduan praktik penggunaan agar aplikasi bisa bermanfaat sebagaimana yang Anda inginkan, terutama untuk tetap menjaga produktifitas saat bekerja jarak jauh.

Gravcode Studio menggunakan aplikasi komunikasi dan kolaborasi, juga aplikasi khusus yang dipakai untuk mengelola manajemen proyek dan mengelola hubungan pelanggan (Customer Relation Management – CRM).

Karena sifat pekerjaan yang kami lakukan untuk mendukung kualitas pembuatan website, desain grafis, video editing, dan pembuatan software aplikasi, melibatkan banyak anggota lintas area. Tim kami sangat menggantungkan pada penggunaan aplikasi yang dapat membantu efisiensi kerja masing-masing anggota. Terlepas dari himbauan untuk bekerja dari rumah untuk mengurangi resiko penyebaran COVID-19, kami kira Anda perlu untuk mulai menggunakan aplikasi yang bisa menambah efisiensi kerja tim Anda.